Prosedyreregler iht. § 8 annet ledd i henhold til den tyske loven om aktsomhet i leverandørkjeden – LkSG

I. Etablering av og formålet med klageprosedyren

Bedriften Miele har etablert en passende klageprosedyre iht. § 8 i LkSG. Klageprosedyren gjør det mulig for personer å varsle om risiko forbundet med menneskerettigheter og miljøvern samt brudd på menneskerettslige og miljømessige forpliktelser som har oppstått som følge av bedriftens virksomhet innenfor eget forretningsområde, eller hos en leverandør eller underleverandør.

II. Ansvarsområde og tilgjengelighet

Klageprosedyren håndteres av den eksterne ombudsmannen, som kan nås på følgende måte:

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.

Loebellstraße 4

D-33602 Bielefeld

Tlf: +49 521 557 333 0/Mobil: +49 151 58230321

E-post ombudsmann@thielvonherff.de

Rapporteringsplattform: www.report-tvh.com

Hjemmeside: www.thielvonherff.de

Ombudsmannen fungerer som selvstendig og uavhengig advokat. Vedkommende er upartisk og ikke underlagt noen anvisninger fra bedriften med hensyn til behandlingen av innholdet. Ombudsmannen har taushetsplikt. Dersom ønskelig, vil vedkommende sørge for at identiteten til varsleren holdes skjult.

III. Klageprosdyre

Ombudsmannen mottar klagen og drøfter om nødvendig sakens fakta med varsleren. I hvert tilfelle vil varsleren få tilsendt en bekreftelse på at varselet er mottatt.

Ombudsmannen undersøker om det kan foreligge et brudd mot forpliktelsene i henhold til LkSG, eller et brudd på andre lover eller interne regler. Dersom det foreligger tilstrekkelige indikasjoner på et slikt brudd, skal han videreformidle bedriften de faktaene han er blitt forelagt, i en akseptabel form, for videre undersøkelser. Her vil Compliance-avdelingen stå for den praktiske gjennomføringen. Ombudsmannen foretar ikke noen undersøkelse selv, for ikke å sette sin egen nøytralitet i fare.

Bedriften følger opp varslet i samsvar med lover og interne regler, og tar hensyn til interessene til alle berørte parter. Undersøkelsen bør utføres raskt og uten større forsinkelser.

Personer som er berørte av undersøkelsen, må behandles rettferdig og med respekt. For alle berørte skal det legges til grunn en uskyldspresumpsjon. Retten til å bli hørt må ivaretas. Derfor skal personer som berøres av varslet, informeres så raskt som mulig om varslet som er mottatt, og gjøres oppmerksom på sine rettigheter til informasjon og til å komme med sin versjon av saken. Dersom det imidlertid foreligger en alvorlig risiko for at undersøkelsen av varslet settes i fare ved en slik underretning, kan den forskyves til undersøkelsen er avsluttet eller risikoen ikke lenger foreligger.

Den rettslige vurderingen av de faktiske forholdene som undersøkes, og fastsettelsen av egnede tiltak for å eliminere og forhindre utilbørlig forretningspraksis, utføres av bedriften, som kan tilkalle ombudsmannen til denne jobben. Tiltak kan for eksempel omfatte sivile søksmål eller å involvere myndighetene. Selv om det ikke avdekkes brudd i en konkret sak, kan det foreslås endringer i arbeids- og forretningsprosesser samt i organisasjons- og atferdsregler.

Varsleren kan når som helst få informasjon om status i saken fra ombudsmannen. Tre måneder etter at varslet ble mottatt, vil vedkommende få en tilbakemelding om hvilke tiltak som er iverksatt. Senest etter at prosessen er avsluttet vil vedkommende bli informert om resultatet av ombudsmannen, i den grad loven tillater det.

IV. Beskyttelse av varsleren

Varsleren er generelt beskyttet mot diskriminerende eller disiplinære tiltak. Eventuelle gjengjeldelser mot dem tolereres ikke. Ombudsmannen må involveres omgående dersom det foreligger indikasjoner på gjengjeldelser mot varsleren.

Dersom ombudsmannen har gitt varsleren et løfte om diskresjon, vil vedkommendes navn og identitet hverken bli formidlet til bedriften eller tredjeparter uten uttrykkelig samtykke. Hvis ombudsmannen innkalles som vitne i en straffesak, sivil sak eller en annen sak, skal han kun oppgi navn og identitet på varsleren hvis han har fått skriftlig tillatelse til det både avvedkommende og bedriften.

Varslerens ønske om å beskytte sin egen identitetstår i motsetning til interessen til de personene som er berørt av informasjonen, ved offentliggjøring av fakta. Også av den grunn vil et bevisst misbruk av muligheten til å fremme klager og varsler ikke bli tolerert. Ombudsmannen skal i sin første samtale gjøre varsleren oppmerksom på at vedkommendes identitet vil bli avslørt for bedriften ved et forsettlig misbruk av klageprosedyren.

V. Personvern

Ombudsmannen vil sørge for at rettslige forpliktelser til oppbevaring og personvernbestemmelser overholdes. Personopplysningene som innhentes, omfatter kun identiteten, funksjonen og kontaktinformasjonen til varsleren og berørte personer, samt andre personopplysninger som er absolutt nødvendige for å kunne behandle saken. Utover dette lagres kun innrapporterte fakta, informasjon om behandlingen, oppfølgingen av varslet samt undersøkelsesrapporter.

Oppbevaringsfristen for personopplysninger som innhentes i forbindelse med varsler og undersøkelser, er to måneder fra undersøkelsene er avsluttet. Denne fristen forlenges tilsvarende dersom disiplinærsaker, rettssaker eller andre tvister som opplysningene skal brukes til, gjennomføres etter at undersøkelsene er avsluttet.

GDPR-ansvarlig kontrollerer jevnlig om personvernbestemmelsene overholdes under klageprosessen.

VI. Klageprosedyrens effektivitet

Klageprosedyrens effektivitet kontrolleres en gang i året samt når det foreligger en god grunn, for eksempel dersom bedriften må regne med en betydelig endret eller forverret risikosituasjon på sitt eget forretningsområde eller hos en direkte leverandør, eksempelvis fordi det lanseres nye produkter, prosjekter eller et nytt virksomhetsområde.